オフィスのコスト削減
オフィス移転・統合の機会に、イニシャルコストの削減をサポートします。
分散するオフィスを統合・スリム化を進め、ファシリティ費用を削減します。
さらに、オフィス賃料やメンテナンス費、通信交通費等を削減します。
ランニングコスト削減のカギを握るオフィスの移転・統合
オフィス移転・統合では様々なメリットが得られます。
拠点を一個所にすることによる生産性・コミュニケーション向上のほか、管理・運用面で影響の大きい各種ランニングコストの削減にも大きく貢献します。
オフィス統合でムダなスペースを削減
快適なオフィス環境に必要な面積は、1人当たり4坪と言われています。
例えば、100名が勤務する4.2（坪/人）のオフィスを、統合・移転によって0.2（坪/人）づつ削減すれば、オフィス全体で20坪の面積（約8m四方の空間）が削減可能になります。 これを坪単価12,000円の賃貸オフィスに当てはめると、ひと月で240,000円、年間では2,880,000円のコスト削減ができる計算になります。
統合できるオフィスファシリティ
| ミーティングスペース受付・応接スペース | それぞれの拠点に設置が必要でしたが、オフィス統合により、1箇所に集約することができます。 |
|---|---|
| OA機器エリア／サーバルーム | オフィスを統合することで、コピーやFAXなどOA 機器の台数を減らすことができます。OA機器の占有面積を削減することができるとともに、メンテナンス費用そのものも削減することができます。 |
| 倉庫・備品保管エリア | それぞれの拠点に必要だったスペースを1箇所に集約することができます。また、備品類そのものの重複を無くし、一括管理することができます。 |
| ビルの共有エリア | オフィス統合により重複を無くし、ムダなスペースを削減することができます。 |
オフィス統合によるムダな費用削減
| 事務用品・帳簿類 | オフィス統合の際に文具やファイルなどが集められ、再利用につながります。 |
|---|---|
| コピー機・コピー枚数 | コピー機の台数を減らすことで電力消費やメンテナンス費用を抑えられます。 |
| 清掃費 | 拠点ごとに異っていた清掃会社・清掃内容を一括管理できるようになります。 |
| 出納関係経費 | 出納業務を一本化し、事務関係者を他業務へ転嫁することでコスト削減を推進します。 |
通信費・交通費の削減
| 社内メール | 統合前（別拠点）に必要だった配送費用を削減できます。 |
|---|---|
| 宅配便 | 拠点内で荷受を集約できるため、宅配業者への一括発注が可能になります。 |
| 電話・データ回線費用 | 高速デジタル回線機器の導入で回線数を削減します。さらに通信経費の削減が可能になります。 |
| 通話料金の削減 | 複数拠点で相互にIPフォンを導入すれば、他拠点との通話料がゼロになります。 |
| 電話移転コストの削減 | LANケーブルに電話を接続するだけで電話の移設が可能になるため、社内移動などによる電話の移設・増設が簡単になります。 |
| 運用コストの削減 | PBXのリース料やメンテナンスコストを削減できます。 |
レイアウトの工夫でスペースのムダを削減するほか、ランニングコストの削減を図ります。
レイアウトの工夫で、組織変更・人事異動にともなうオフィス変更費用を抑制します。
また、稼働率の低い会議室の共有化を進めオフィス面積を削減します。
スペースの見直しがコスト削減につながる
レイアウト変更に代表されるオフィススペースの見直しでランニングコスト削減に貢献できる場合があります。例えば、フリーアドレスやユニバーサルプランといった運営手法を取り入れてスペースの利用効率を高めることで、スペースコストを抑えることが考えられます。
フリーアドレスの導入でスペースを効率利用
ノートPC＋無線LANの組合せでフリーアドレスが普及しました。フリーアドレスとは自席を持たず共有デスクを利用するもので、オフィス全体のデスク面積の削減に効果があります。
コミュニケーションを重視する企画部門や、アクティブなワークスタイルを重視する営業部門などで導入されることがあります。
ユニバーサルプランでレイアウト変更を省力化
一般に、組織変更や人事異動によるレイアウト変更では家具の組買えに工事費用がかかりますが、ユニバーサルプランを採用すれば物理的な変更を小さく抑えることができるため、コスト削減に威力を発揮します。
ユニバーサルプランでは、職位・職種に関わらず家具に共通モジュールを採用するため、人事異動や増員には人が席を移ることで対応でき、レイアウト変更が不要になります。
さらに、背骨となるスパインシステム（ベースパネル）を取り入れれば、デスクモジュールの増設やマネージャーモジュールへの置き換えなども簡単に行うことができるようになります。
収納スペースの削減
見直し前の書類の5割は廃棄可能とされ、残りの3割は書庫移管可能で、他の2割はオフィス内での分類整理が可能とされています。書類の削減によって収納キャビネットが削減できるほか、デジタル化やレスペーパーとの相乗効果にも期待できます。
さらに、長期保存文書を外部倉庫へ移管することも有効で、オフィス全体の2〜3％の面積削減効果につながります。
書類量の削減
| 書類量の削減 | 不要書類の廃棄とともに、プリント制限を実施するなどのレスペーパーを推進することで、書類の無秩序な増加を抑えることができます。 |
| 外部倉庫の活用 | 保存資料は外部倉庫へ移管することで、オフィス内の書庫を削減することが可能になります。 |
会議室スペースの削減
各部門が専用で利用している会議室をすべて共有化して利用効率を改善すれば、オフィス全体の会議室面積を削減することができます。
また、複数フロアに入居する大規模オフィスの場合、会議室を各フロアに設置するより専用フロアを設けて会議室を集中配置する方が、オフィス全体の面積削減に効果的です。
